PEC – Trasmissione documenti allegati

PEC – Trasmissione documenti allegati

La trasmissione via PEC di documenti allegati. Modalità e normativa di riferimento in merito alla conformità delle scansioni su file allegate.

In quanti abbiamo trasmesso via Posta Elettronica Certificata (“PEC”) documenti scansionati in allegato? Penso di non sbagliare se dico: praticamente tutti coloro i quali possiedono una PEC! La PEC è certamente uno strumento rapido e comodissimo, però occorre usarlo consapevolmente e correttamente.

Nello specifico vorrei chiarire, richiamando la definizione del comma 1, lettera v-bis) dell’art. 1 del D.Lgs. 82/2005 (il codice dell’amministrazione digitale), che la PEC è il “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica” ma non garantisce, di regola, alcunché in merito al contenuto dei documenti eventualmente trasmessi in allegato.

Ciò significa che nel caso di trasmissione ad una pubblica amministrazione di un’istanza o di una dichiarazione, ovvero di un documento sottoscritto in firma, la sola trasmissione via PEC di una semplice scansione dello stesso non sostituisce di per sé la consegna del documento cartaceo sottoscritto in originale. Infatti, ai sensi dell’art. 22 comma 1 del già citato D.Lgs. 82/2005, sostituiscono l’esibizione e produzione del documento originale, i soli documenti informatici contenenti copia del documento cartaceo (cioè le scansioni…) a cui è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce, una firma digitale. Traduco: il file della scansione trasmesso in allegato alla PEC deve anche essere firmato digitalmente dal sottoscrittore del documento cartaceo, perché possa essere ritenuto conforme all’originale e quindi protocollato dal destinatario ente pubblico.

Per chi non lo sapesse la firma digitale può essere applicata ad un documento informatico (tipicamente un file .pdf…) tramite dispositivi acquistabili dagli stessi gestori del servizio PEC (tipo Aruba, Legalmail, Resister, ecc…) direttamente sui loro siti internet o, ad esempio per le imprese, recandosi presso la camera di commercio, e forniti sotto forma di chiavetta USB o kit con carta nazionale dei servizi “CNS” e lettore USB. Inoltre è evidentemente palese che la firma digitale deve essere apposta al documento informatico da un sottoscrittore idoneo a garantire la conformità della scansione all’originale cartaceo; cioè non è possibile avvalersi della firma digitale di un parente o un amico o comunque di soggetti che non fossero il legale rappresentante della società mittente.

Esisterebbe per la verità un’eccezione a quanto sopra esposto, prevista dall’art. 65 comma 1 lettera c-bis) dello stesso D.Lgs. 82/2005, secondo cui le istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide “se trasmesse dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare”. Devo però subito specificare due cose fondamentali per non equivocare il significato di questa previsione di legge:

  • detta casella PEC con “identificazione del titolare” non è la classica casella PEC che in tanti possediamo, bensì una particolare forma di PEC denominata “PEC-ID” le cui caratteristiche tecniche e relative modalità di identificazione sono state definite dal DPCM 27 settembre 2012; personalmente sul mercato non ho trovato gestori che ad oggi forniscono tale servizio di PEC-ID;
  • la suddetta PEC-ID è una casella di posta personale, perché la legge parla di casella di posta propria dell’autore; cioè la PEC-ID è funzionale a soli soggetti che siano persone fisiche (le società sarebbero perciò in ogni caso escluse).

Segnalo che buona parte dei concetti sopra esposti, insieme a molti altri, sono stati chiariti dalla circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 3 del 20 gennaio 2014, qui consultabile e di cui raccomando in ogni caso la lettura. Detta circolare, destinata alle pubbliche amministrazioni nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 123/2011 – “Disciplina del controllo di regolarità amministrativa e contabile”, affronta tutte le possibili tipologie di copie di documenti tali da garantirne la conformità agli originali (non solo gli allegati alle trasmissioni via PEC oggetto del presente articolo). Ricordo a tal proposito, che altre forme di copie di documenti possono essere ritenute conformi all’originale solo se autenticate da pubblico ufficiale o notaio.

In conclusione, sintetizzando il senso del presente articolo in un esempio pratico in tema di gestione dei beni immobili (di cui già avevo scritto lo scorso 3 dicembre), coloro i quali intendono optare per la trasmissione al Comune delle dichiarazioni IMU – TASI – IMIS – IMI via PEC, devono necessariamente apporre la firma digitale del dichiarante alla scansione dei moduli scansionati ed allegati.

Un ultimo appunto: non tutti i funzionari comunali conoscono o comunque prestano attenzione alle qui descritte prescrizioni di legge…perciò (non senza una sana dose di buon senso) a volte accettano anche istanze e dichiarazioni trasmesse via PEC senza firma digitale; in tal caso provvedete comunque a richiedere conferma dell’esito dell’istanza o della ricezione e protocollo della dichiarazione inviata. In ogni caso personalmente suggerisco di dotarsi di firma digitale (ad es. la Carta Nazionale dei Servizi può essere utile anche per altri rapporti con la pubblica amministrazione) e trasmettere via PEC ai comuni ed altri enti pubblici solo documenti informatici conformi all’art. 22 comma 1 del D.Lgs. 82/2005.

Fonti:

  • D.Lgs. 82/2005;
  • DPCM 27.09.2012;
  • circolare MEF n. 3 20.01.2014;
  • D.Lgs. 123/2011.
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